Wie die Automatisierung deiner Prozesse gelingt ohne die Kontrolle zu verlieren

Kontrollverlust ist eines der ersten Wörter an die ich denke, wenn ich Automatisierung höre. Der Gedanke, die Kontrolle über mein Unternehmen an einen Computer abzugeben, erfüllt mich mit Angst. Falls es dir auch so geht, bist du mit deiner Angst nicht alleine – wir sind zumindest schon zu zweit. Aus meiner Erfahrung weiß ich, dass es den meisten Menschen so geht.

Angst vor Kontrollverlust

Bedeutet das also wir sollen Abstand von Automatisierung halten? Auf keinen Fall. Sinnvoll eingesetzte Automatisierung beschleunigt Geschäftsprozesse und steigert dabei gleichzeitig die Qualität. Zusätzlich entsteht durch automatisierte Routinetätigkeiten Freiraum für die Weiterentwicklung des Geschäfts. Zu diesen Vorteilen willst du nicht Nein sagen. Vor allem deshalb nicht, weil Automatisierung ohne Kontrollverlust möglich ist.

Die Angst vor Kontrollverlust zeigt, dass Automatisierung mit Risiken verbunden ist. Wenn du Automatisierung nicht überstürzt angehst, kannst du den Umgang mit diesen Risiken steuern und zu einem Ergebnis kommen, das dir keine Bauchschmerzen bereitet. Bevor wir auf das korrekte Vorgehen in der Automatisierung von Geschäftsprozessen laut dem Salzburger Software Modell eingehen, werfen wir einen Blick auf die Angst vor Kontrollverlust. Dahinter verstecken sich verschiedene Aspekte, die je nach Situation mehr oder weniger zutreffen.

1. Die Angst davor etwas abzugeben und nicht mehr selbst zu machen.
2. Fehlender formaler Ablauf für Geschäftstätigkeiten.
3. Ausnahmen und Spezialfälle im Geschäftsprozess.
4. Dem Computer fehlt Bewusstsein und er kann nicht erkennen, ob etwas stimmt.

Punkt 1. und Punkt 2. sind fundamental und bedeuten möglicherweise, dass eine Automatisierung nicht möglich ist. Eine Tätigkeit an den Computer abzugeben unterscheidet sich mental nicht davon, wenn es stattdessen an eine andere Person abgegeben wird. Meistens ist es die Angst vor Qualitätsverlust, andere hätten nicht denselben Anspruch wie ich und darunter würde die Qualität leiden. Diese Angst ist in gewissen Situationen berechtigt, Automatisierung wirkt dem aber bewusst entgegen, indem die Qualitätskriterien sichtbar gemacht werden. Es muss jedoch klar gesagt werden, dass Automatisierung nicht funktionieren wird, wenn Delegieren nicht möglich.

Automatisierung bedeutet, dass es Arbeitsschritte gibt, die der Reihe nach erledigt werden. Wenn es diese Arbeitsschritte nicht gibt, weil alles nach Lust und Laune passiert, wird es mit der Automatisierung schwierig. Aber auch hier ist das Kind noch nicht in den Brunnen gefallen. Automatisierung kann hier als Chance gesehen werden Kon­ti­nu­i­tät in das Unternehmen zu bringen und beständig hohe Qualität zu liefern.

Für die letzten beiden Punkte gibt es ebenfalls eine Lösung. Das Zauberwort heißt schrittweises Vorgehen. Einerseits beim Vorhaben einen Geschäftsprozess zu automatisieren und andererseits in der Ausprägung der Automatisierung. Ausnahmen und Spezialfälle, die im Weg stehen, müssen nicht alle vom Computer gelöst werden. Teilweise ist es sinnvoll, dass der Computer zurück an uns Menschen delegiert. In solchen Situationen ist der Mensch weiterhin der Entscheidungsträger, lässt die Arbeit aber von der Maschine verrichten. Der korrekte Umgang mit diesen Situationen ist eines der Risiken von Automatisierung. Ein schrittweises Vorgehen hilft beim Umgang mit diesen Risiken.

Automatisierungsprozess

Als Erstes wird der Geschäftsprozess und die darin enthaltenen Arbeitsschritte sichtbar gemacht. Stell dir vor die Arbeit wird ab Montag 8 Uhr in der Früh von jemandem anderen übernommen. Welche Tätigkeiten werden gemacht? Welche Entscheidungen werden getroffen? Welche Informationen braucht es dafür?

Im zweiten Schritt werden die gewonnenen Erkenntnisse zu Papier gebracht.
In Form einer Schritt für Schritt Checkliste wird der Geschäftsprozess verschriftlicht. Die entstandene Checkliste muss dann in der Praxis verwendet werden. Indem man sich strikt an die Checkliste hält, wird sich schnell zeigen, ob die Checkliste korrekt ist und funktioniert. Jede Situation wo die Checkliste falsch, unklar oder unvollständig ist, wird notiert. Weil bisher alles nur auf Papier passiert ist, sind Änderungen innerhalb kürzester Zeit umsetzbar.

Sobald sich die Checkliste stabilisiert hat, ist es Zeit für den nächsten Schritt. In diesem Schritt wandert die Checkliste in den Computer. Das bedeutet die einzelnen Punkte werden digitalisiert und auf dem Computer zugänglich gemacht. Statt erledigte Arbeitsschritte auf dem Papier abzuhaken, passiert das jetzt im Computer. Auf diese Weise entstehen Ansatzpunkte für die Automatisierung, ohne dabei Medienbrüche zu haben.

Ab jetzt passiert das, was du Automatisierung nennst. Benötigte Informationen werden automatisch beschafft und angezeigt. Tätigkeiten vom Computer statt von Hand durchgeführt. Entscheidungen mithilfe des Computers halb automatisch getroffen oder sogar vollautomatisch.

Fazit

Automatisierung passiert in verschiedenen Stufen. Das Ziel ist es für einen Geschäftsprozess den richtigen Grad an Automatisierung zu finden. Ein schrittweises Vorgehen führt in diesem Fall ans Ziel. Das ermöglicht auch den kontrollierten Umgang mit den Risiken von Automatisierung.

Autor

Wozu ein Perspektivenwechsel?

Unser beruflicher Alltag zeigt uns beinahe täglich wie wichtig es ist, hin und wieder die Perspektive zu wechseln. So gut wie nie gibt es nur einen eindeutig richtigen oder falschen Ansatz – das gilt bei uns nicht nur aus fachlicher Sicht, sondern ganz allgemein. Um andere Perspektiven kennen zu lernen, holen wir uns kontinuierlich neue Anregungen und Impulse. In diesem Sinne wollen wir dir zu einem Blick über den Tellerrand verhelfen und dir unsere Sicht auf Unternehmertum und den Einsatz von Software nahebringen. Im besten Fall bekommst du dadurch Ideen, die deinen Alltag ein Stück besser machen.