Wie du deine Leistungserfassung nutzt um den Projektverlauf vorherzusagen

In vielen Unternehmen ist es üblich die aufgewandte Zeit für die Erbringung einer Dienstleistung aufzuzeichnen – das geschieht teilweise zu Kontrollzwecken, manchmal als Basis für die Verrechnung, gelegentlich einfach aus Prinzip ohne erkennbaren Nutzen. Da ergibt sich mit der Zeit eine erhebliche Menge an Daten, woraus man einiges lernen kann.

Schwachstellen von klassischen Soll-Ist-Vergleichen

Nur wenige Unternehmen nutzen die wertvollen Informationen, die sich aus der Leistungserfassung gewinnen lassen. Überlicherweise werden klassische Soll-Ist-Vergleiche gemacht, die aber nur eine Momentaufnahme der Situation zeigen: Wo stehen wir gerade? Wie viel Zeit haben wir bereits verbraucht bzw. verbleibt uns noch?
Mit solchen Auswertungen ist eine effektive Entscheidungsfindung (Bleiben wir im Budget/Zeitplan? Wann muss ich reagieren/eingreifen?) nur bedingt möglich – man kann sich nur auf sein Bauchgefühl verlassen. Durch eine Kombination aus vergangenen Zeitaufzeichnungen, Ist-Werten und Soll-Werten erhalten Auswertungen die nötige Tiefe, um damit Projekte erfolgreicher zu lenken.

Soll-Ist-Vergleiche in Form einer Momentaufnahme haben drei Schwachstellen in der Entscheidungsfindung:

1. In der Planungsphase stehen keine Auswertungen zur Verfügung. Zum Beginn eines Projektes ist es am einfachsten Budget und Umfang zu kontrollieren. Solange mit der Umsetzung jedoch noch nicht begonnen wurde, steht kein Soll-Ist-Vergleich zur Verfügung. Entscheidungen zu Machbarkeit und Risiko beruhen auf der Erfahrung und dem Bauchgefühl der Beteiligten.
2. Auf Projektebene fehlt während der Umsetzung die Entscheidungsgrundlage. Ein Projekt das bei 25 Prozent der Soll-Leistung steht, kann nach Plan verlaufen oder bereits außer Rand und Band sein. Eine Bewertung, ob ein Handeln erforderlich ist erfolgt nur nach Bauchgefühl oder einer zeitintensiven Betrachtung der Projektdetails.
3. Problematische Projekte werden spät erkannt. Bis ein Soll-Ist-Vergleich die Notwendigkeit zu handeln signalisiert, ist das Projekt bereits weit fortgeschritten. Es steht keine Zeit mehr zur Verfügung effektiv im Sinn aller Beteiligten zu reagieren.

Bei einem idealen Projektverlauf haben diese Schwachstellen keine Auswirkungen für das Unternehmen. Die wenigsten Projekte verlaufen jedoch ideal. In einem solchen Projekt prägen sich die Schwachstellen unterschiedlich aus. Es kommt zu Verzögerungen im Zeitplan und Abstrichen in der Qualität. Die Gewinnspanne ist reduziert und der Kunde hat Zusatzkosten zu tragen.

Automatische Prognosen zu Projektverlauf

Im Gegensatz zu der Momentaufnahme eines Soll-Ist-Vergleiches ist die Prognose des Projektverlaufes ein Blick in die Zukunft. Sie erlaubt frühzeitiges Handeln, um Projekte wieder auf Kurs zu bringen. Ermöglicht wird das durch die Kombination von vergangenen Zeitaufzeichnungen, Ist-Werten und Soll-Werten. Dieses Vorgehen verlagert die Gewichtung von der subjektiven Erfahrung und dem Bauchgefühl der Beteiligten hin zur datengestützten Entscheidungshilfe.

Bereits in der Planungsphase wird die Machbarkeit des Zeitplans bewertet. Datenpunkte aus vergangenen Zeitaufzeichnungen sowie die Soll-Werte des Projektes werden automatisch verknüpft. Daraus wird eine Hochrechnung des Zeitplans abgeleitet. Der Vergleich mit dem Wunschzeitplan erlaubt bereits in der Planung die Berücksichtigung von Risiken.

Die kontinuierliche Gegenüberstellung von Ist-Werten und Projektfortschritt liefert eine akkurate Sicht auf den Projektverlauf. Tätigkeiten, die aus dem Ruder laufen, scheinen in Echtzeit auf. Entscheider/innen müssen nicht mit den Details vertraut sein, um Probleme zu erkennen.

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