Wie du zu aussagekräftigen Kennzahlen kommst und die richtigen Schlüsse ziehst

Als kompetente Führungskraft – egal ob Geschäftsführer, Bereichs- oder Abteilungsleiter – ist es ein wesentlicher Teil deiner Aufgabe, den Überblick zu behalten und dafür zu sorgen, dass du und deine Mitarbeiter die gesteckten Ziele erreichst. Um zu wissen, wo du gerade stehst, musst du den Erfolg und Fortschritt auf dem Weg zum Ziel messen und bewerten. Dabei helfen die richtigen Kennzahlen.

Deine optimalen Leistungskennzahlen finden

Dass Leistungskennzahlen (kurz KPIs, von Key Performance Indicators) dabei helfen den Erfolg zu messen, klingt einleuchtend. Die Krux bei der Sache ist KPIs zu finden, die für das eigene Unternehmen möglichst aussagekräftig sind. Denn je nach Branche, Art der Leistung oder Geschäftsmodell bieten sich andere Kennzahlen an. Du kannst damit z. B. Erkenntnisse zu finanziellen Ergebnissen, einzelnen Geschäftsprozessen, der Qualität deiner Produkte/Leistungen oder der Zufriedenheit von Kunden/innen und Mitarbeiter/innen gewinnen.

Bevor du dir Gedanken machst, von welchen Kennzahlen du schon gehört hast und wie die wohl für dein Unternehmen aussehen, solltest du dir über die zu erreichenden Ziele im Klaren sein. Eine jede Kennzahl muss im Kontext eines bestimmten Ziels stehen – andernfalls versinkst du in einem Meer aus bedeutungslosen Zahlen.
Angenommen es ist eines deiner Ziele, deinen Umsatz jährlich um 10% zu steigern. Dann wirst du den Vorjahresumsatz mit dem des aktuellen Jahres in Relation setzen. Der Wert dieser Kennzahl erlaubt dir zu beurteilen, ob du dein Ziel erreichen wirst bzw. bereits erreicht hast und du kannst im besten Fall schon erste Schritte einleiten, falls das Erreichen dieses Ziel in Gefahr gerät.

Entscheidend für eine aussagekräftige Leistungskennzahl ist:

• Die Kennzahl orientiert sich an einem Ziel/einer Vorgabe
• Der Fortschritt muss messbar sein (als Menge/Wert)
• Kennzahlen müssen vergleichbar sein, d.h. eine einheitliche Bezeichnung haben
• Die Berechnungen sollte möglichst einfach (nicht kompliziert!) sein

Woher kommen die relevanten Daten

Je aufwändiger das Erfassen der relevanten Daten und die Berechnung einer Kennzahl ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass du früher oder später darauf verzichtest. Deshalb ermittelst du deine Kennzahlen im besten Fall automatisiert (soweit möglich) in einem sinnvollen Intervall (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich).

Ein Beispiel: Für die Kennzahl "Kundengewinnungskosten" benötigst du vereinfacht zwei Zahlen.

1. Kosten, die bei der Gewinnung von Neukunden angefallen sind (u. a. für Vertriebsmitarbeiter, für Marketing, für eingesetzte Tools/Software, für Produktproben)
2. Anzahl der gewonnenen Neukunden

Damit die Berechnung der Kennzahl keine Hürde wird, können diese Daten möglichst unkompliziert aus deiner Software (CRM, Buchhaltung, etc.) ausgelesen werden – idealerweise errechnet deine Software die Kundengewinnungskosten gleich vollständig.

Wie du die richtigen Schlüsse ziehst

Typische Kennzahlen in Unternehmen, die Software as a Service (SaaS) anbieten, sind u. a. der Langzeitwert von Kundenbeziehungen (Customer Lifetime Value), die Kundengewinnungskosten (Customer Aquisision Cost), der monatlich wiederkehrende Umsatz (Monthly Recurring Revenue), der monatliche Kundenzuwachs (Month Over Month User Growth) und das monatliche Umsatzwachstum (Month Over Month Revenue Growth).

Was ist der durchschnittliche Wert eines Kunden für dein Unternehmen? Weißt du, was es kostet einen Neukunden zu gewinnen?

Die richtigen Kennzahlen geben dir Auskunft darüber, wo du auf dem Weg zu einem bestimmten Ziel gerade stehst. Wenn du deine Kennzahlen regelmäßig ermittelst und die Werte in Relation setzt, ist daraus ein Trend erkennbar – nach oben, nach unten oder schwankend. Basierend darauf kannst du bewerten, ob die gesetzten Maßnahmen sich ausgezahlt haben und daraus ableiten, wie du weiter vorgehst.

Letztlich bleibt natürlich das Risiko der Überbewertung von Kennzahlen. Im Extremfall liegt der Fokus so sehr auf der kurzfristigen Erfüllung einer Vorgabe, dass das langfristige Ziel aus den Augen verloren wird.
Konsequenterweise sollte das Nichterreichen einer Kennzahl auch entsprechende Maßnahmen nach sich ziehen. Andernfalls kannst du dir die Erhebung der nötigen Daten und die Berechnung der Kennzahl sparen, denn sie hat dann keine Bedeutung für den Erfolg deines Unternehmens.

Quellen

• Beispiele für Key Performance Indicators (KPI) [www.business-wissen.de]
• Praxiswissen für Unternehmer: Kennzahlen [www.lexware.de]

Autor

Wozu ein Perspektivenwechsel?

Unser beruflicher Alltag zeigt uns beinahe täglich wie wichtig es ist, hin und wieder die Perspektive zu wechseln. So gut wie nie gibt es nur einen eindeutig richtigen oder falschen Ansatz – das gilt bei uns nicht nur aus fachlicher Sicht, sondern ganz allgemein. Um andere Perspektiven kennen zu lernen, holen wir uns kontinuierlich neue Anregungen und Impulse. In diesem Sinne wollen wir dir zu einem Blick über den Tellerrand verhelfen und dir unsere Sicht auf Unternehmertum und den Einsatz von Software nahebringen. Im besten Fall bekommst du dadurch Ideen, die deinen Alltag ein Stück besser machen.