Wie dir ein beschleunigter Geschäftsprozess dabei hilft Innovationen voranzutreiben

Wenn du Tag für Tag in deinem Beruf deine Aufgaben erledigst, hältst du dich meist an wiederkehrende Abläufe. Diese werden dir durch Vorgesetzte vorgegeben oder du hast sie selbst so festgelegt. Hast du dich schon mal gefragt: Welche Möglichkeiten ergeben sich, wenn dein zentraler Prozess doppelt so schnell ist?

Die eigenen Prozesse kennen

Noch vor dem ersten Gedanken über eine mögliche Beschleunigung muss natürlich klar sein, welche Abläufe es im Unternehmen gibt – also Arbeitsschritte, die sich immer gleich wiederholen. Selbst wenn die Prozesse dokumentiert sind, heißt das nicht automatisch, dass sie auch so gelebt werden. Es ist sinnvoll von Zeit zu Zeit zu reflektieren, ob alle im Team bzw. Beteiligten in einem Prozess auf dem gleichen Stand sind, ob es ggf. einer Anpassung bedarf oder ob der Prozess sogar obsolet ist.

Die Handwerkskammer Bremen bietet einen Leitfaden mit verschiedenen Ansätzen zur Ermittlung und Dokumentation der eigenen Geschäftsprozesse.

In jedem Unternehmen gibt es mehrere Prozesse, die ineinandergreifen. Einer oder ein paar wenige davon sind Kernprozesse, die anderen Unterstützungsprozesse. Eine Beschleunigung dieser wertschöpfenden Kernprozesse zahlt sich besonders aus. Was ist in deinem Unternehmen der wichtigste bzw. die wichtigsten Prozesse?

So oder so ähnlich sieht möglicherweise dein Prozess "Auftragsabwicklung" aus:

1. Anfrage entgegennehmen
2. Anforderungen ermitteln
3. Bedingungen vereinbaren
4. Angebot stellen
5. Auftrag erteilen lassen
6. Waren fertigen
7. Waren liefern

Diese Darstellung ist vereinfacht, daher fehlt vermutlich der ein oder andere Zwischenschritt. Der eigentliche Kernprozess in diesem Beispiel versteckt sich hinter "Waren fertigen", denn dort findet die tatsächliche Wertschöpfung statt. Welche Schritte sind in deinem Kernprozess besonders zeitintensiv? Welcher bindet viele deiner Ressourcen?

Doppelt so schnell zu einem Ergebnis kommen

Um einen Prozess doppelt so schnell zu durchlaufen, muss logischerweise die Durchlaufzeit halbiert werden. Das hört sich zunächst etwas naiv an, oder? Aber angenommen es wäre "einfach" machbar, welche Möglichkeiten ergeben sich für dich und dein Unternehmen?

Vielleicht ermöglicht dein beschleunigter Kernprozess …

• deinem Team einzelne Schritte schneller abzuschließen, dadurch noch fokussierter an einer Sache zu arbeiten.
• einen höheren Detailgrad bei der Zeitplanung, dadurch zuverlässigere Prognosen zu Lieferterminen und frühere Liefertermine.
• schnellere Rückmeldung vom Auftraggeber, dadurch eine bessere Steuerung der laufenden Abwicklung.
• ein besseres Timing bei der Rechnungslegung, dadurch eine verbesserte Liquidität.

Lass dich ruhig auf dieses Gedankenspiel ein: Was wäre, wenn dein Kernprozess doppelt so schnell wäre?

Den verlockenden Gedanken in die Tat umsetzen

"Das klingt ja ganz nett, aber wie soll das funktionieren?" – wenn du jetzt auf eine Pauschallösung wartest, wirst du enttäuscht sein. So individuell die Prozesse in einem Unternehmen sind, so individuell und differenziert muss auch die Analyse und das Optimierungspotenzial betrachtet werden.

Die Frage, die sich vor dem Hintergrund "Digitalisierung" immer stellt: In wieweit kann man einen bestimmten Prozess vollständig oder zumindest teilweise (einzelne Prozessschritte) automatisieren? Abläufe, die immer exakt gleich sind, können durch Software mit hoher Wahrscheinlichkeit zuverlässiger erledigt werden als von Menschen. Die dadurch frei werdenden personellen Ressourcen ermöglichen zusätzliches Wachstum.

Falls es am Kernprozess kein offensichtliches Potenzial zur Verkürzung der Durchlaufzeit gibt, so kann man sich die Frage natürlich auch für andere Prozesse stellen. Je mehr Zeit für die Durchführung der Kernprozesse bleibt, desto höher ist die Wertschöpfung pro Stunde/Tag. Bezogen auf den Prozess "Auftragsabwicklung" von oben heißt das: wenn du die Prozessschritte rund um den Kernprozess optimierst, bleibt mehr Zeit für die Fertigung der Waren.

Natürlich liegt die Lösung nicht immer darin etwas zu automatisieren oder Software einzusetzen. Vor allem bei umfangreichen, langwierigen Prozessen steckt großes Potenzial darin, sie in mehrere aufzuteilen, die zumindest teilweise unabhängig voneinander ablaufen können.

In vielen Branchen sind Prozesse mehr oder weniger vorgegeben. Das macht "man" eben so. Wer ist eigentlich dieser "man"? Nur weil andere es nicht für sinnvoll halten einen Prozess zu verändern, bedeutet das nicht, dass es nicht doch sinnvoll ist.

Quellen

• Risikomanagement kritischer Geschäftsprozesse [www.bsi.bund.de]
• IT-Grundschutz-Schulung / Geschäftsprozesse bestimmen [www.bsi.bund.de]
• Quer denken – Prozesse beschreiben [www.futur2.org]

Autor

Wozu ein Perspektivenwechsel?

Unser beruflicher Alltag zeigt uns beinahe täglich wie wichtig es ist, hin und wieder die Perspektive zu wechseln. So gut wie nie gibt es nur einen eindeutig richtigen oder falschen Ansatz – das gilt bei uns nicht nur aus fachlicher Sicht, sondern ganz allgemein. Um andere Perspektiven kennen zu lernen, holen wir uns kontinuierlich neue Anregungen und Impulse. In diesem Sinne wollen wir dir zu einem Blick über den Tellerrand verhelfen und dir unsere Sicht auf Unternehmertum und den Einsatz von Software nahebringen. Im besten Fall bekommst du dadurch Ideen, die deinen Alltag ein Stück besser machen.